Respuesta rápida: para cancelar una factura (CFDI) debes elegir uno de los 4 motivos del SAT (01, 02, 03 o 04). Si la factura tenía errores y la vas a reemplazar, primero emites la nueva y luego cancelas la anterior con el motivo 01. En muchos casos, tu cliente debe aceptar la cancelación.
Todos nos equivocamos al facturar: un RFC mal escrito, un código postal que no era, un monto incorrecto. La buena noticia es que tiene arreglo. Lo importante es cancelar con el motivo correcto y en el orden correcto.
¿Qué significa cancelar una factura?
Cancelar una factura es dejarla sin efectos fiscales. No es "borrarla": el SAT conserva el registro de todas las facturas canceladas y su motivo. Por eso es importante no usar la cancelación como atajo y elegir el motivo que realmente corresponde.
Los 4 motivos de cancelación
| Motivo | ¿Qué significa? | ¿Cuándo usarlo? |
|---|---|---|
| 01 | Comprobante emitido con errores con relación | Cuando hubo un error y ya emitiste la factura correcta que la sustituye. |
| 02 | Comprobante emitido con errores sin relación | Cuando hubo un error y no necesitas emitir una factura que la sustituya. |
| 03 | No se llevó a cabo la operación | Cuando facturaste, pero la venta o servicio no se concretó. |
| 04 | Operación nominativa relacionada en una factura global | Cuando una venta ya se había incluido en tu factura global y luego se emitió una factura individual (nominativa) para el cliente. |
¿Cuál motivo uso y en qué orden?
La forma más sencilla de decidir es hacerte estas preguntas, en este orden:
1. ¿La operación sí ocurrió y la factura tenía un error? → Emite primero la factura correcta, relaciónala con la anterior (tipo de relación "04 – Sustitución de los CFDI previos") y después cancela la original con el motivo 01.
2. ¿Hubo un error, pero no necesitas una factura nueva? → Usa el motivo 02.
3. ¿La venta o el servicio finalmente no se realizó? → Usa el motivo 03.
4. ¿Era una venta incluida en la factura global y luego se emitió una factura individual? → Usa el motivo 04 (y relaciona la factura que corresponde).
Regla de oro: si usas el motivo 01, el orden importa: primero se emite la factura sustituta y después se cancela la anterior. Si lo haces al revés, tendrás problemas.
¿Mi cliente tiene que aceptar la cancelación?
En muchos casos, sí. Así funciona normalmente:
- Envías la solicitud de cancelación desde tu herramienta de facturación o el portal del SAT.
- Tu cliente recibe una notificación en su buzón tributario y puede aceptar o rechazar.
- Si acepta, la factura queda cancelada.
- Si no responde dentro del plazo (alrededor de 3 días hábiles), la cancelación se considera aceptada.
- Si rechaza, la factura sigue vigente y tendrás que aclarar con tu cliente.
Hay excepciones en las que no se requiere aceptación (por ejemplo, algunos montos bajos, ciertos tipos de comprobantes como nómina, o receptores en el extranjero). Las reglas se actualizan cada año en la Resolución Miscelánea Fiscal, por eso conviene confirmarlas con tu contador.
Si el SAT o tu cliente cuenta con el complemento de pago, las reglas para cancelarlo son más estrictas y suelen requerir aceptación.
¿Hasta cuándo puedo cancelar?
Existen plazos límite. Como regla práctica: cancela lo antes posible. Las facturas de un año anterior tienen plazos más estrictos, y dejar el tema para el final puede hacerte perder la oportunidad de cancelarlas. Confirma con tu contador la fecha límite que aplica a tu caso.
Paso a paso: cómo cancelar una factura
- Ubica la factura que quieres cancelar (con su folio fiscal o UUID).
- Decide el motivo (01, 02, 03 o 04).
- Si es motivo 01: emite primero la factura sustituta y relaciónala con la anterior.
- Entra a tu herramienta de facturación o al portal del SAT.
- Selecciona la factura y elige "Cancelar".
- Indica el motivo y, si corresponde, el folio de la factura sustituta.
- Envía la solicitud.
- Espera la respuesta del cliente si se requiere aceptación.
- Descarga y guarda tu acuse de cancelación.
Errores comunes al cancelar
- Cancelar antes de emitir la sustituta (motivo 01).
- Elegir un motivo equivocado (por ejemplo, 03 cuando sí hubo operación).
- Cancelar sin avisar al cliente. Si tu cliente ya la usó para deducir o acreditar, una cancelación sin aviso puede afectarlo.
- Dejar pasar el plazo para cancelar.
- Cancelar facturas que ya cobraste sin entender el efecto en tus declaraciones.
- No guardar el acuse.
¿Cómo evitar tener que cancelar?
La mejor cancelación es la que no necesitas hacer. Antes de timbrar:
- Pide la Constancia de Situación Fiscal de tu cliente y copia sus datos.
- Revisa monto, impuestos y retenciones.
- Verifica uso del CFDI, forma y método de pago.
- Haz una segunda revisión antes de enviarla.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cancelar una factura sin que mi cliente lo sepa? Solo en los supuestos donde no se requiere aceptación. En los demás, tu cliente debe aceptar o se acepta por falta de respuesta.
¿Qué pasa si mi cliente rechaza la cancelación? La factura sigue vigente. Lo recomendable es hablar con él para aclarar el motivo, y si es necesario, evaluar otras opciones con tu contador.
¿Cancelar una factura cancela también mi impuesto? Depende. Si la factura ya se consideró en una declaración, puede ser necesario corregir esa declaración. Consúltalo con tu contador.
¿Cuál es la diferencia entre el motivo 01 y el 02? En el 01 ya emitiste la factura que la sustituye y la relacionas; en el 02 simplemente la cancelas sin sustituirla.
¿Dónde veo si la cancelación fue aceptada? En tu herramienta de facturación o en el portal del SAT, en el estatus de la factura.
En resumen
Para cancelar bien: elige el motivo correcto, respeta el orden (sustituta primero en el motivo 01), avisa a tu cliente y guarda tu acuse.
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Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría de un contador para tu caso particular.